Bokleveranser og utvikling i nettbutikken

For flere bibliotek med hylleklare bøker er det feil i RFID-brikkene som ble sendt fra oss i forrige uke. Vi jobber nå med å få oversikt. Vi mener å ha lokalisert feilen og hvorfor det skjedde og jobber med å få oversikt. Dette medfører noe forsinkelser i leveransene til bibliotek med hylleklare bøker. Vi kommer tilbake med mer informasjon.

Da vi skiftet til nye forretnings- og kundesystemer og lanserte ny nettbutikk i juni 2025, oppstod det utfordringer, blant annet knyttet til dataoverføring og prosessering, som var mer omfattende enn vi først antok. Dette påvirket alle deler av bokleveransene våre og førte til store forsinkelser.

Oppdatering 8.1

2026 startet med vareopptelling. Den er nå gjennomført og leveransene våre er i gang for fullt:)

Vi opplever at bokleveransene våre nå i stor grad har normalisert seg – men at det av ulike årsaker fortsatt kan være noen forsinkelser.

Snart kan vi også si mer om tallene for 2025 og tall for antall utsendelser månedsvis.

Oppdatering 31. oktober

I oktober 2025 ble det sendt ut 58.500 bøker fra oss. Til sammenligning ble det i oktober 2024 sendt ut 54.800 bøker.

Det er likevel flere avvik som gjør at bokleveransene våre fortsatt er for uforutsigbare.

Det beklager vi – vi er smertelig klar over hvilke frustrasjoner det skaper for dere i bibliotek og for lånerne.

Avvikene fordeler seg på:

• Flere gamle ordre (bestilt før 31.8) er fortsatt ikke levert, selv om boka er utgitt og i salg.
  Det gjelder per 31.oktober om lag 4.000 bøker. Det er ulike forhold som forklarer avviket, og vi jobber løpende med å levere.
  
• Nye norske bøker kan være noe forsinket
  Vi får inn mange bøker nå – fordi vi de siste ukene har fått en langt bedre oversikt over bestillinger og innkjøp (se forrige oppdatering 2. oktober). Det krever ekstra gode rutiner for rask flyt fra mottak, hylleplassering, plukking og utsendelse. I tillegg til ekstra hender.
  
  Noen av de tekniske løsningene for lagerjobbene er fortsatt ikke så effektive som vi har behov for. Det gjelder for eksempel løsningen for å reservere bøker med plast (A) og bøker uten (U) til rett bibliotek og raskere registering av hylleplass til nye bøker til lager. Nye, tekniske løsninger er under testing. Vi forventer å sette dem i produksjon i løpet av helgen 1. og 2. november.
  
• Store forsinkelser på utenlandsk litteratur
  De utenlandske bøkene påvirkes av samme forhold som de norske, men her har vi i tillegg forsinkelser i katalogiseringen. Dette er ikke først og fremst knyttet til tekniske forhold, men en følge av uvanlig høye antall titler på en gang.
  
  Utenlandske bøker er også mer sårbare for forsinkelser fra leverandørene. En av de store utenlandske leverandørene har for eksempel meldt inn at det vil bli forsinkelser i forbindelse med Black Friday.
  

Oppdatering 2. oktober

Vi har fortsatt problemer med mangelfulle og uforutsigbare leveranser.

I september sendte vi ut tilnærmet den samme mengden bøker som i september i fjor. Vi vet at dette hjelper veldig lite for alle dere som mangler bøker og som dessuten fortsatt venter på bestillinger fra sommermånedene. Det forteller oss også at vi i september ikke hentet inn etterslepet. Da skulle utsendelsene vært en god del høyere enn i fjor.

En av hovedårsakene har vært mangler i den interne innkjøpsmodulen vår, som vi bruker til å kjøpe inn bøker fra distributører og utgivere. Blant annet har vi ikke fått en fullstendig oversikt over hvilke titler vi skal kjøpe inn basert på bestillinger fra dere.

Konsekvensen har vært mangelfulle bokleveranser ut til dere, men også uforutsigbare leveranser. En bok som biblioteket bestilte i juni, har dere ikke fått, mens en ny bok fra september er på plass. Vi skjønner godt at dette er ekstra frustrerende, for det gjør dialogen med lånerne enda vanskeligere.

Vi har nå lokalisert manglene i innkjøpsmodulen vår, utviklet og testet en ny løsning og satt den i produksjon. Hvis resultatene er som vi håper, vil dere kunne merke en forbedring i løpet av oktober og i november.

Samtidig må vi ta høyde for at dette vil føre til store mengder med bøker til oss, og at dette kan skape forsinkelse andre steder i bokflyten, for eksempel i katalogiseringen.

Oppdatering 17. september

Dere opplever dessverre fortsatt forsinkelser for bøker dere har bestilt, selv om vi er i gjenge når det gjelder antall bøker vi sender ut hver dag sammenlignet med tidligere.

Forsinkelsene for disse bøkene er sammensatt, men en av hovedårsakene er det fortsatt lugger i våre innkjøpssystemer, slik at vi ikke får en fullgod oversikt over bøkene vi skal kjøpe inn. (Når bøkene kommer på lager, kommer de nå raskt ut.)

Vi jobber kontinuerlig med å løse dette.

Oppdatering 8. september
Lagerprosessen flyter nå, og utsendelsene har kommet i godt gjenge. Den siste uka har vi sendt ut langt flere bøker enn normalt for en uke i september og vi spiser oss inn i etterslepet dag for dag.

Der det fortsatt lugger i systemene våre, er når vi bestiller/kjøper inn titler fra forlagene. Dette har derfor høy prioritet hos oss nå for at vi skal bli helt ajour med leveransene våre.

Oppdatering 2. september
Nå kan vi dele noen gode tall med dere, og det gjør godt. I dag sender vi ut nesten dobbelt så mange bøker enn normalt for en dag, nemlig 4000 bøker. Dette betyr at vi gjør stadige innhugg i etterslepet.

Status: Pågår

Følgeseddel skal ligge med bokleveransen dere mottar på biblioteket. Den ligger også i nettbutikken, under Min side/kjøpshistorikk.

Merk dere følgende for følgesedler (8.1)

• Sum for tilleggsutstyr (for eksempel plasting) er del av følgeseddelen
• Dette gjelder når leveransen inneholder nye bestillinger
• Sum mangler eller står som 0,– når følgeseddel/leveranse gjelder eldre bestillinger (bestillinger i nettbutikk før november)
  

Antall og logikk bak følgesedler i forsendelsen⏳

Her har vi tidligere skrevet at forsendelser på sikt vil inneholde følgesedler knyttet til rekvisisjon (én følgeseddel per rekvisisjon). Vi ser nå at dette ikke er en optimal løsning. Rekvisisjonsfeltet er et fritekst-felt. Små skriveforskjeller vil leses som ulike rekvisisjoner, for eksempel barn/Barn.

Vi kommer derfor til å innføre et nytt felt i utsjekk: Avdeling

I dette feltet vil det være en nedtrekkbar meny med alternativer for ditt bibliotek, som du velger blant, for eksempel Voksen Skjønn, Voksen Fag eller Barn. Avdelingsalternativer er noe biblioteket etter hvert skal kunne navngi og administrere under Min side.

Da blir det etter hvert én følgeseddel per avdeling.

Biblioteksentralen bruker Norsk bibliotektransport AS (NBT) som underleverandør for transport av bøker til bibliotekene.

Norsk Bibliotektransport AS (AS) skriver i en pressemelding (åpner i ny fane) 7. januar 2026 at de har søkt rekonstruksjon hos tingretten i Romerike og Glåmdal. Styret i NBT har vurdert dette som det beste tiltaket for å ivareta arbeidsplasser og opprettholde viktige tjenester for bibliotekene, samtidig som det gir mulighet til å finne gode og langsiktige løsninger på selskapets utfordringer.

Vi forstår om det nå kan komme spørsmål om hvorvidt dette kan påvirke bokleveransene våre.

Driften i NBT vil fortsette som vanlig under en rekonstruksjonsprosess. Selskapet har som mål at kundene skal merke minst mulig til prosessen, og det jobbes aktivt for å sikre kontinuitet i tjenester og leveranser.

NBT vil derfor levere bøker for oss til bibliotekene som normalt under rekonstruksjon.

Vi ser nå på en løsning for å opprette flere alternativer for faktura:

1. Faktura per ordre (som i dag)
2. Faktura per følgeseddel
3. Samlefaktura – der en periodes følgesedler samles, for eksempel månedlig

Vi kommer tilbake med mer informasjon når løsningen er klar. Du vil kunne velge det alternativet som passer best for ditt bibliotek/din organisasjon.

Vi får mange spørsmål om faktura og standarden én ordre, én faktura.

I vårt nye forretnings- og virksomhetssystem bruker vi Peppol for elektronisk utsendelse av faktura. Peppol står for Pan-European Public Procurement On-Line og er en internasjonal standard for utveksling av elektroniske forretningsdokumenter, som e-faktura og e-ordre.

Fordelen med Peppol er at standarden muliggjør og tilrettelegger for automatisk og effektiv prosessering av fakturamottak og godkjenning hos kundene våre, der inngående faktura kan matches direkte mot opprinnelig ordre i nettbutikken vår i kundens systemer.

Klikk her for å lese mer om Peppol

I tråd med Peppol får dere nå en faktura per salgsordre, så lenge varen er levert.

Ved del-levering vil det være tilfeller hvor en salgsordre kan bli fakturert i flere omganger.

Oppdatering:

Vi har fått mange tilbakemeldinger på at en faktura per salgsordre ikke passer for alle. Vi utvikler derfor flere alternativer, der bibliotek og andre kunder kan velge den løsningen som passer dem best.

De tre alternativene vil bli:

1. Faktura per ordre (som i dag)
2. Faktura per følgeseddel
3. Samlefaktura – der en periodes følgesedler samles, for eksempel månedlig

Vi kommer tilbake med mer informasjon når løsningen er klar. Du vil kunne velge det alternativet som passer best for ditt bibliotek/din organisasjon.

November 2025

I november fikk flere faktura for plasting og/eller nummertrykk separat. Mange av disse fakturaene er små og mange.

Grunnen er at tilleggstjenester som plast ikke er «levert» automatisk i det nye systemet vårt når boka er levert.

Vi har i stedet måttet gjøre det manuelt, og beklageligvis har ikke antall bøker på en faktura samsvart med plast. Derfor fakturerer vi nå for plasten på de bøkene som tidligere er levert med plast hvor plast ikke har blitt fakturert.

Dette er fikset nå, slik at tilleggstjenester heretter «leveres» automatisk i systemet samtidig som boka. Da skal antall plastede bøker på faktura stemme med antall plast som er fakturert per faktura framover.

Det samme gjelder for nummertrykk.

Oktober 2025

I mange av EHF-fakturaene med fakturadato 30. september har dette blitt feil:

• ISBN kommer i parentes (skulle ha stått i eget felt)
• Navn på boka har blitt undertittel i stedet for tittel

EHF-fakturaen har derfor blitt vanskelig å lese for den som skal behandle den.

På Min side i nettbutikken vår, under kjøpsoversikt, inneholder PDF-versjonen av samme faktura mer oversiktlig informasjon.

Nye fakturaer vil ikke inneholde denne feilen.